Viešojo pirkimo konkursas Paryžiaus kavinės valdymui Prancūzų instituto Lietuvoje patalpose
Prancūzijos ambasada Lietuvoje
Prancūzų institutas Lietuvoje
Didžioji g. 1 – Vilnius
Kontaktai paraiškoms : Véronique BOURHIS
El. paštas : veronique.bourhis@diplomatie.gouv.fr
Terminas paraiškoms pateikti :
2023 m. spalio 5 d. 12 val.
Įteikti asmeniškai arba paštu generalinei sekretorei, nurodant ant voko „neatplėšti“
SPECIFIKACIJOS
Įžanga
Prancūzų institutas Lietuvoje per 25 veiklos metus įgavo kompetentingos ir puikiai veikiančios įstaigos, tarnaujančios prancūzų kalbos bei kultūros sklaidai Lietuvoje, reputaciją.
Todėl „Paryžiaus kavinė“ turėtų būti prancūziško gyvenimo meno atspindys.
Kavinėje turėtų būti teikiamos maitinimo paslaugos, ir galimai parduodami prancūziški gaminiai.
I. Tikslas
Šiomis specifikacijomis siekiama apibrėžti naudojimosi „Paryžiaus kavinės“ patalpomis ir jos veikimo sąlygas.
II. Prancūzų instituto Lietuvoje patalpos
Teikiamos naudojimui patalpos :
„Paryžiaus kavinė“ užima 80,45 m² plotą, kurio 70 m² yra naudingos ir lankytojams prieinamos patalpos, priklausančios Prancūzų instituto Lietuvoje (toliau – IFL) pastatui, su atskiru įėjimu.
Tarnybinėms patalpoms priklauso virtuvė be įrangos, bet su profesionaliu gartraukiu, baras ir sandėliavimo patalpos.
„Paryžiaus kavinę“ sudaro šios dvi paeiliui einančios salės: pirmoji – 53,20 m² salė, kurioje šiuo metu yra baras ir virtuvė.
Antrosios salės plotas – 27,25 m².
Taip pat yra 4,20 m² užimančios sandėliavimo patalpos trečioje, dar giliau esančioje, dalyje, kurioms taip pat priklauso personalui ir klientams skirti sanitariniai mazgai.
Kavinė galės naudoti ir IFL kiemą, ypač šiltuoju metų laiku. Institutas tvirtins stalų išdėstymo planą tam, kad būtų laikomasi saugumo bei personalo ir klientų judėjimo reglamento. Naudojant kiemą neturės būti jokio triukšmo. Jei bus keliamas triukšmas, naudoti kiemą gali būti uždrausta be išankstinio perpėjimo.
Kavinės darbo valandos, pirmadienį – sekmadienį, vėliausiai turi baigtis 22 val.
Jei bus naudojamas kiemas, Paryžiaus kavinei teks užtikrinti jo saugumą (dar ir todėl, kad gretimai yra ambasados darbinės patalpos) IFL nedarbo valandomis – darbo dienų vakarais, šeštadienį po 14 val., sekmadienį, šventinėmis dienomis. Saugumą turės užtikrinti kvalifikuotas, šiai pareigai skirtas darbuotojas.
III. Paslaugų teikimo pobūdis
IFL siekia, kad paslaugų teikėjas teiktų kokybiškas paslaugas, ypatingą dėmesį skiriant prancūziškai virtuvei arba vietinei, tačiau įtraukiant ir prancūziškus patiekalus.
Pirmenybė būtų teikiama virtuvei, kurioje būtų naudojami švieži, ir pagal galimybes to sezono produktai – vietos ar atvežti iš Prancūzijos.
- Gėrimai
Karšti, šalti gėrimai: kava, arbata, sultys, vanduo, gazuoti gėrimai, sidras, vynas, alus, kiti alkoholiniai gėrimai, kokteiliai …
- Patiekalai
Dienos patiekalas, karštieji patiekalai arba šaltieji užkandžiai, skirtingų rūšių salotos, sriubos, sumuštiniai, desertai, kepiniai, vaisiai, ledai (galima nurodyti minimalų pasirinkimų skaičių kiekvienoje kategorijoje), …
- Prekyba prancūziškais gaminiais
Leidžiama prekiauti prancūziškais gaminiais, laikantis vietos įstatymų.
IV. Kokybės tikslai
IFL yra įstaiga, kuriai tenka ypatingas vaidmuo: prancūziškos kultūros sklaida bei prancūziško gyvenimo meno pristatymas. Todėl „Paryžiaus kavinė“ turės teikti nepriekaištingas ir kokybiškas paslaugas palankiais tarifais visiems savo lankytojams.
Todėl paslaugų teikėjas turi skirti ypatingą dėmesį draugiškai, maloniai ir estetiškai atmosferai, ir toliau palaikyti nepriekaištingą esamą baldų ir įrangos būklę, aukštą personalo kultūrą, tinkamą produktų tiekimą. Paryžiaus kavinė turės platinti visą informaciją, susijusią su IFL organizuojamais renginiais.
V. Paslaugų tarifai
Paslaugų teikimo tarifai turi būti protingi, o siūlomo dienos meniu kainos atititikti šio sektoriaus panašių įstaigų vidutines kainas.
VI. Veikla
Paryžiaus kavinė turės įsileisti kai kuriuos IFL renginius: paslaugų teikėjas ir IFL darbuotojai galės tartis dėl organizuojamų kultūrinių ar frankofonijos renginių arba susijusių su Institiuto veikla kavinėje, reguliariai arba kartais.
„Paryžiaus kavinės“ valdytojas galės vykdyti tokią veiklą su IFL pritarimu arba parama.
Organizuojant parodas ar parodas-pardavimus, paslaugų teikėjui būtinas išankstinis IFL sutikimas.
VII. Darbo laikas
Darbo laikas bus nustatytas iš anksto jį suderinus ir gavus IFL vadovų pritarimą.
Kavinė galės veikti pirmadienį – sekmadienį nuo 7 iki 22 val., taip pat ir IFL nedarbo dienomis.
IFL apie savo darbo laiką, bei dienas, kai Institutas bus uždarytas, paslaugų teikėją informuos iš anksto.
VIII. Administracinės, techninės ir finansinės nuostatos
- Sutarties pobūdis:
Ši sutartis sudaroma su Prancūzijos valstybe laikino naudojimosi sutarties forma. Prancūzijos valstybę šiuo atveju atstovauja Prancūzijos ambasadorė Lietuvoje.
Prancūzijos valstybė pasilieka sau teisę sustabdyti sutarties galiojimą arba nutraukti ją prieš terminą bet kuriuo metu tuo atveju, jeigu paslaugų teikėjas nevykdytų savo įsipareigojimų, arba siekdama ginti viešąjį interesą, įspėjus paslaugų teikėją ne vėliau kaip prieš vieną mėnesį.
- Nuomos mokestis:
Nuomos mokestis yra nustatomas atsižvelgiant į rinkos sąlygas ir tvirtinamas Tarpžinybinės komisijos, atsakingos už su valstybiniu nekilnojamuoju turtu susijusias operacijas užsienyje (CIME).
Kandidatai turės pateikti pasiūlymą nuomos mokesčiui šiuo pagrindu:
- Fiksuota nuomos mokesčio dalis;
- Procentinė dalis nuo apyvartos (kintama nuomos mokesčio dalis, priklausanti nuo gaunamų pajamų). Atsižvelgiant į tai, už komunalines paslaugas, kurių nėra galimybės apskaityti atskirai, bus sumokama proporcingai pagal užimamą plotą.
- Sutarties pradžia ir pabaiga :
Sutartis sudaroma ne ilgesniam kaip trijų metų laikotarpiui ir negali būti automatiškai atnaujinama. Po šio termino paslaugų teikėjo prašymu gali būti sudaryta nauja sutartis, jei tarpžinybinė komisija, atsakinga už bylų tvirtinimą, suteiks leidimą.
Jei teikiamos paslaugos neatitinka lūkesčių, kiekviena iš sutarties šalių turi galimybę nutraukti sutartį, paisant sutartyje nurodytų protingų terminų.
- Personalas:
Patalpų naudotojas įsipareigoja teikti paslaugas pasitelkdamas reikiamą personalą. Personalo įdarbinimas ir užimtumas yra vien tik patalpų naudotojo atsakomybė.
Kandidatas pateiks informaciją apie personalo narį ar narius, atsakingą/-us už „Paryžiaus kavinę“. Taip pat turi būti nurodoma: numatomos komandos darbo pamainos, numatomi valdymo principai, numatomas darbo sutarčių pobūdis. IFL ypatingą dėmesį skirs personalo gebėjimui prisitaikyti prie prancūzakalbių lankytojų, išlaikyti deramą įvaizdį ir teikti kokybiškas paslaugas. IFL gali pareikalauti iš patalpų naudotojo atsisakyti tų „Paryžiaus kavinės“ darbuotojų, kurie neatitiks šių sąlygų.
- Klientų skundai ir pasiūlymai:
Be paslaugų teikėjo atliekamų paslaugų kokybės testavimo priemonių, Prancūzų institutas Lietuvoje pasilieka sau teisę bet kuriuo būdu gauti iš klientų atsiliepimus apie Paslaugų teikėjo teikiamas paslaugas.
- Papildomi mokesčiai:
Paslaugų teikėjas tiesiogiai turi apmokėti sąskaitas už suvartotą elektros energiją, telefoną ir šiukšlių išvežimą.
Už bendrai naudojamas komunalines paslaugas (šildymą, vandenį, šiukšlių išvežimą) paslaugų teikėjas sumoka kas tris mėnesius proporcingai pagal užimamą plotą.
- Priežiūra ir remonto darbai:
Paslaugų teikėjas privalo pats organizuoti darbus, susijusius su jam suteiktų patalpų priežiūra, siekiant išlaikyti nepriekaištingą šių patalpų būklę. Prieš imantis darbų vis tik yra būtina gauti išankstinį IFL sutikimą.
Suteiktų patalpų priežiūra ir einamieji remonto darbai atliekami sąnaudomis paslaugų teikėjo, kuriam tenka prievolė imtis reikiamų priemonių bendrai nepriekaištingai patalpų būklai palaikyti, kaip reikalauja šioje srityje taikomos nuostatos.
Tai yra :
– bendra virtuvinės įrangos priežiūra,
– santechninės įrangos priežiūra, išskyrus slėgio didinimo, šalto vandens valymo, vandens šildymo bei pirminių paskirstymo tinklų įrangą.
– lempų ir kitų apšvietimo elementų keitimas,
– puikios ventiliacijos įrangos būklės palaikymas. Tuo tikslu paslaugų teikėjas imsis visų reikiamų priemonių, kad pašaliniai kvapai nepatektų į aplinką.
Patalpų savininkas pasilieka sau teisę bet kuriuo metu apžiūrėti patalpas kartu su savo atstovais ir numatyti remonto bei priežiūros darbus atitinkamai suderinęs darbų kalendorių su paslaugų teikėju.
Kiekvienais metais, paslaugų teikėjas pateikia išsamią ataskaitą apie visos savo dispozicijoje turimos įrangos atliktus patikrinimo arba priežiūros darbus.
Visi paslaugų teikėjo numatyti priežiūros darbai, siekiant pagerinti patalpų ar įrangos būklę, turi būti iš anksto suderinti su IFL ir gauti IFL išansktinį pritarimą.
- Patalpų valymas:
Paslaugų teikėjas privalo užtikrinti nepriekaištingą švarą patalpose ir aplink jas, įskaitant šalia esančias gatves, taip pat ir tas, kuriomis išvežamos šiukšlės.
- Kokybės kontrolė/ Higiena ir saugumas:
Atrinktas kandidatas turės skirti ypatingą dėmesį produktų kokybės kontrolei ir saugumui. Jis privalės įgyvendinti visas reikiamas priemones maisto saugumui užtikrinti, vadovaujantis šioje srityje galiojančiais teisės aktais.
Kandidatas privalės nurodyti, kokių sanitarinių ir higienos priemonių numato imtis pagal galiojančius teisės aktus, taip pat turės sutikti būti kompetentingų institucijų tikrinamu ir leisti bet kuriuo metu patekti į patalpas, taip užtikrinant jų būklės ir įrangos priežiūrą bei patikrinimą dėl žmonių ir turto saugumo (dūmų detektoriai, priešgaisrinė apsauga, atsarginiai išėjimai, prieigos kontrolė ir t.t. …).
Už Paryžiaus kavinėje įrengtą priešgaisrinės apsaugos sistemą atsako IFL.
Paslaugų teikėjas įsipareigoja sumažinti triukšmo lygį pagal galiojančius teisės aktus.
Aptarnavimo ir teikiamų paslaugų kokybę užimamose patalpose stebės IFL administracija.
- Patalpų būklė ir inventoriai, patalpų atlaisvinimas ir pirminės jų būklės atstatymas :
Perduodant patalpas naudojimui yra sudaromas patalpų perdavimo-priėmimo aktas.
Sutarties galiojimui baigiantis, patalpų savininko ir patalpų naudotojo atstovai vėl parengs patalpų perdavimo-priėmimo aktą.
Šių patalpų perdavimo-priėmimo aktų ir inventorių palyginimas pasitarnauja, esant reikalui, įvertinti atliktinus remonto darbus pirminei patalpų būklei atstatyti, ir įvardyti sumą, kurią tuo tikslu turės sumokėti patalpų naudotojas.
Patalpų ir inventoriaus perdavimo-priėmimo aktai taip pat, esant reikalui, gali būti sudaromi, jei patalpų savininkas arba jų naudotojas atliko jų esminius pakeitimus – pridėjo arba pašalino stacionarius įrenginius, įrangą, daiktus ar baldus.
- Finansinės nuostatos:
- Paslaugų teikėjas savo techninei įrangai ir baldams įrengti reikalingus patalpų apipavidalinimo darbus atlieka savo sąnaudomis. Šiems apipavidalinimo darbams atlikti būtinas išankstinis IFL sutikimas. Išsikraustant iš patalpų, pasibaigus sutarčiai, paslaugų teikėjas patalpas turės grąžint jų pirminėje būklėje.
- Nuomos mokestis susideda iš fiksuotos nuomos mokesčio dalies ir procentinės dalies nuo apyvartos.
- Komunaliniai mokesčiai: žiūrėti skyrių „Papildomi mokesčiai“ (aukščiau).
- Paslaugų teikėjas privalo sumokėti trijų mėnesių nuomos mokesčio dydžio užstatą arba pateikti banko garantinį raštą.
- Kasmet paslaugų teikėjas privalo pateikti „Paryžiaus kavinės“ veiklos ataskaitą.
- IFL pasilieka sau teisę paskirti finansų ekspertą atlikti „Paryžiaus kavinės“ veiklos auditui.
- Reikalingi draudimai:
Tik paslaugų teikėjas yra atsakingas už bet kokią IFL patiriamą žalą, jei ją sąlygoja paslaugų teikėjo veikla.
Paslaugų teikėjas įsipareigoja apsidrausti žinomai mokiose ir galiojančią valstybės licenciją turinčiose draudimo kompanijose :
- Civilinės atsakomybės draudimu, kuris padengia žalą (turtinę (materialinę), fizinę arba neturtinę (nematerialią)), kurią galėtų patirti klientai, tretieji asmenys ir administracijos darbuotojai.
- Draudimu nuo įvairių rizikos rūšių (langų išdaužimo, gaisro, sprogimo, potvynio, vandens padarytos žalos, vagysčių ir pan.), kuris padengtų paslaugų teikėjui patikėtose valdyti patalpose patirtus nuostolius ir kaimynystėje esančių bei trečiųjų asmenų patirtą žalą.
Ši draudimo rūšis taip pat turi atlyginti nuostolius, patirtus dėl riaušių, masinių protestų, įskaitant tuos, kurie kiltų dėl terorizmo aktų ar sabotažo, įvykdytų derinant grupinius veiksmus arba ne, paslaugų teikėjui patikėtose valdyti patalpose.
Patalpų naudotojas ir jo draudikas iš anksto atsisako teikti bet kokį ieškinį prieš patalpų naudojimui suteikėją ir jo darbuotojus.
Reikiami draudimo liudijimai turi būti pateikti patalpų savininkui vėliausiai tą dieną, kai patalpos bus perduodamos laikinam naudojimui.
IX. Konsultacijų eiga
- IFL pateiktini dokumentai (prancūzų arba anglų kalba, išskyrus oficialius dokumentus, susijusius su įmonės statusu ir metinėmis ataskaitomis):
- Projekto aprašymas: kandidato metinės veiklos, patirtys, numatomo projekto aprašymas, veiklos rūšis, numatomos investicijos, siūloma įranga, patalpų apipavidalinimas ir puošyba, maitinimo pasiūlymai, siūlomos kultūrinės veiklos ;
- Jei įmanoma, patalpų apipavidalinimo planas;
- Verslo planas ir numatomi finansiniai rezultatai trims sutarties metams;
- Informacija apie įmonę: administracinės ir finansinės garantijos; paskutinių trejų metų metinės ataskaitos;
- Veiklos licencija, jei kandidatas tokią turi;
- Meniu ir valgiaraščio, siūlomo klientams, pavyzdžiai (su planuojamomis kainomis);
- Išsamūs priedai, kuriuose būtų nurodytos ir numatomos teikti paslaugos, siūlomi tarifai bei įdarbintas personalas.
- Patalpų apžiūra:
Patalpas galima apžiūrėti iš anksto susitarus. Šiuo klausimu dera kreiptis į IFL generalinę sekretorę.
- Pasiūlymų teikimas:
Pasiūlymai turi būti pateikti iki 2023 m. spalio 5 d, penktadienio, 12 val. IFL priimamojo darbuotojui arba paštu, adresuojant generalinei sekretorei ir ant voko pažymint „neatplėšti“.
- Pašto adresas:
Generalinei sekretorei
Prancūzų instititutas Lietuvoje
Didžioji g. 1 LT-01128LT
- Pagrindiniai pasiūlymų vertinimo kriterijai :
- Projekto turinys (siūlomų patiekalų kokybė/aptarnavimo kokybė/valgiaraščio planas/siūlomos kainos, veiklos organizavimas, prancūzų virtuvės ir produktų populiarinimas).
- Rekomendacijos ir kandidato patirtis.
- Numatomas kultūrinių veiklų planas.
- Finansinis planas.
- Tvarumo ir darnaus vystymo principo laikymasis pateiktame pasiūlyme.
- Atrinkti kandidatai:
Pasibaigus atrankos procesui, IFL išrinks jo požiūriu geriausią kandidatą, įvertinus pagal jau minėtus kriterijus. Pastarasis kandidatas bus apie tai informuotas po to, kai Tarpžinybinė komisija išsakys savo pritarimą. Tarpžinybinės komisijos posėdis įvyks 2023 m. gruodžio 14 d. Prancūzijoje, Europos ir užsienio reikalų ministerijoje.
Žinotina : IFL neprivalo argumentuoti savo sprendimo neatrinktiems kandidatams; IFL gali neatrinkti nė vieno kandidato, jei IFL nuspręs, jog nėra nė vieno tinkamo.
