Avis d’appel public à la concurrence pour l’exploitation du Café de Paris à l’Institut Français de Lituanie
Ambassade de France en Lituanie
Institut Français de Lituanie
Didžioji gatvė 1 – 01128 Vilnius
Contact et envoi des candidatures : Véronique BOURHIS, secrétaire générale de l’Institut
Email : veronique.bourhis@diplomatie.gouv.fr
Date limite de dépôt des candidatures :
5 octobre 2023 – 12h00
En main propre ou par courrier à l’attention de la secrétaire générale et avec la mention « ne pas ouvrir » indiquée sur l’enveloppe.
CAHIER DES CHARGES
Préambule
L’Institut Français de Lituanie (IFL) s’est acquis depuis plus de 25 ans d’existence, une réputation de compétence et d’excellence, au service du rayonnement de la langue et de la culture françaises en Lituanie.
A ce titre, le « Café de Paris » doit être une vitrine de l’art de vivre à la française.
Il se doit de proposer un service de restauration et éventuellement de vente de produits français.
I. Objet
Le présent cahier des charges a pour objet de définir les conditions relatives à l’appel d’offres pour l’exploitation du café et au fonctionnement de son service.
II. Un espace au sein de l’IFL
– Espaces dédiés :
Le café occupe un espace de 80,45 m² dont 70 m² de surface utile ouverte au public. Situé dans le bâtiment de l’IFL, il est doté d’une entrée indépendante.
L’espace de travail comprend une cuisine non équipée à l’exception d’une hotte professionnelle, d’un bar et d’un espace de stockage.
Le Café de Paris est composé de 2 salles en enfilade :
– une première salle de 53,20 m² dans laquelle se trouvent actuellement le bar et l’emplacement pour la cuisine ;
– une deuxième salle de 27,25 m².
En outre, un espace de stockage de 4,20 m² est situé dans une troisième partie en enfilade où se trouvent également les sanitaires de la clientèle et du personnel.
La cour de l’Institut pourra également être utilisée pour le café notamment à la belle saison. L’IFL validera le plan d’implantation des tables afin notamment de respecter les obligations de sécurité ainsi que la circulation du personnel et de la clientèle. Toute nuisance sonore devra être évitée lors de l’usage de la cour. Cet usage pourrait être interdit sans préavis en cas de nuisance.
Les heures d’ouverture au public ne devront pas aller au-delà de 22h00 le soir du lundi au dimanche.
En cas d’utilisation de la cour, le café devra assurer la sécurité de ce périmètre notamment en raison du voisinage de bureaux et de l’Ambassade. La sécurité devra être assurée par un agent qualifié et dédié à cette fonction à la fermeture de l’IFL les soirs de la semaine ainsi que le samedi après 14h00, le dimanche et les jours fériés.
III. Nature des prestations
L’IFL attend du prestataire retenu un service de qualité incluant notamment une cuisine française ou locale avec une touche française.
Une préférence sera donnée à une cuisine privilégiant des produits frais et, dans la mesure du possible, de saison, locaux ou d’origine française.
– Boissons
Chaudes, froides : cafés, thés, eaux, jus de fruits, sodas, cidres, vins, bières, alcools, cocktails…
– Restauration
Un plat du jour, restauration chaude ou froide, salades de différents types, soupes, sandwichs, desserts, viennoiseries, fruits, glaces (possibilité d’indiquer un nombre de choix minimum pour chaque catégorie)…
– Vente de produits français
La vente de produits français est autorisée dans le respect de la règlementation locale.
IV. Objectif de qualité
L’IFL est un établissement spécifique de par son rôle de vitrine de la culture et de l’art de vivre à la française. Le café se doit donc d’offrir un service irréprochable et de qualité, à des tarifs raisonnables, à l’ensemble de la population qui le fréquente.
Par conséquent, il est demandé au prestataire de veiller particulièrement au caractère accueillant et convivial du lieu, au respect de son esthétique, notamment au parfait état permanent du mobilier, à la qualité de l’accueil, du personnel, à l’approvisionnement des produits. Le café devra diffuser toute information relative aux activités organisées par l’IFL.
V. Tarifs des prestations
Les tarifs des prestations doivent rester raisonnables et intégrer un menu du jour dans la moyenne des tarifs pratiqués dans les établissements similaires du secteur.
VI. Activités
Le café a vocation à accueillir certaines des activités de l’IFL : le prestataire et les services de l’IFL pourront s’accorder pour l’organisation d’événements culturels ou francophones, ou liés aux activités de l’Institut dans le café, de façon régulière ou ponctuelle.
Ces activités pourront être organisées par le gestionnaire du café, en accord ou avec le concours de l’IFL.
L’accord préalable de l’IFL devra être obtenu par le prestataire pout toute exposition ou exposition-vente.
VII. Horaires d’ouverture
Les horaires d’ouverture du café seront définis préalablement et en accord avec la direction de l’IFL.
Le café pourra être ouvert du lundi au dimanche de 7h00 à 22h00, y compris pendant les jours de fermeture de l’Institut français.
L’IFL informera le prestataire de ses jours/horaires d’ouverture et possibles jours de fermeture.
VIII. Dispositions administratives, techniques et financières
– Nature du contrat :
Le présent contrat prend la forme d’une Convention d’Occupation à titre Précaire (COP) avec l’Etat Français, représenté par l’Ambassadrice de France en Lituanie.
L’Etat Français se réserve le droit de suspendre la convention ou de la révoquer à tout moment, soit pour non-respect par le prestataire de l’une quelconque de ses obligations, soit pour un motif d’intérêt général avec un préavis d’un mois minimum.
– Montant du loyer :
Il est établi en fonction du prix du marché et validé par la Commission Interministérielle chargée d’émettre un avis sur les opérations immobilières de l’Etat à l’étranger (CIME).
Le candidat fera une proposition de redevance sur la base :
- d’un loyer fixe ;
- d’un pourcentage du chiffre d’affaires (part variable suivant les recettes), étant entendu que les divers fluides ne faisant pas l’objet d’un compteur spécifique seront facturés au prorata de la surface occupée.
– Date de début et fin de la convention :
Le contrat est conclu pour une durée de trois ans maximums non renouvelable par tacite reconduction. A l’issue de cette période, une nouvelle convention pourra être contractualisée sur demande de l’exploitant et après accord de la commission interministérielle chargée de valider les dossiers.
Si la prestation ne répond pas aux attentes, chacune des deux parties a la faculté de mettre fin à la convention dans un délai raisonnable qui sera défini dans le contrat.
– Personnel :
Le titulaire s’engage à affecter à la réalisation des prestations le personnel nécessaire. Il le recrutera et l’emploiera sous sa seule responsabilité.
Le candidat indiquera le ou les profils du personnel en charge du café. Il indiquera le mode de rotation des équipes envisagé et les modalités d’encadrement prévues ainsi que la nature des contrats prévus. L’IFL sera particulièrement attentif à la capacité du personnel à s’adapter à un public francophone, à sa bonne tenue et à la qualité d’accueil fournie. L’IFL pourra demander au titulaire de ne plus maintenir en service du Café de Paris tout personnel qui ne remplirait pas ces conditions.
– Réclamations et suggestions de clients :
En plus des outils d’évaluation dont pourra se doter le prestataire, l’IFL se réserve la faculté de recueillir, par tous procédés de son choix, les appréciations des clients du prestataire.
– Frais annexes :
Sont à la charge directe du prestataire les charges d’électricité, de téléphone et de télésurveillance.
Le prestataire participe chaque trimestre aux charges communes (chauffage, eau, collecte des déchets) au prorata de la surface occupée et sur la base d’une convention annuelle de répartition.
– Maintenance, entretien et réparation :
Le prestataire est tenu d’exécuter tous les travaux nécessaires pour maintenir les locaux attribués en bon état d’entretien et d’usage. Il doit toutefois obtenir l’accord préalable de l’IFL.
La maintenance et l’entretien courant des locaux mis à disposition sont à la charge du prestataire qui prend les dispositions nécessaires pour qu’ils soient maintenus dans un état de propreté conforme aux dispositions applicables en la matière.
Cela comprend :
– La maintenance de l’ensemble des équipements de cuisine ;
– L’entretien des installations de plomberie à l’exclusion des matériels de surpression, de traitement d’eau froide, de production d’eau chaude et des réseaux primaires de distribution ;
– Le remplacement des lampes et autres appareils d’éclairage ;
– La maintenance des installations de filtration d’air dans un parfait état. Pour ce faire, le prestataire prendra toutes les dispositions permettant de limiter la propagation des odeurs.
Le concédant se réserve le droit de faire visiter à tout moment par ses représentants les locaux attribués et de prescrire les réparations et les travaux de remise en état selon un calendrier établi en concertation avec le prestataire.
Chaque année, le prestataire fournit au concédant un rapport détaillé des interventions de contrôle ou de maintenance qu’il aura effectuées sur l’ensemble des installations dont il a la charge.
Toutes les améliorations envisagées par le prestataire doivent faire l’objet d’une concertation et d’une approbation préalable de l’IFL.
– Nettoyage :
Il incombe au prestataire d’assurer la bonne tenue des lieux et de leurs abords immédiats, ainsi que de la voirie, y compris ceux liés à l’évacuation des déchets.
– Contrôle de qualité/Hygiène et sécurité :
Le candidat retenu devra garantir la qualité et la sécurité alimentaires de ses produits. Il mettra en œuvre tous les moyens propres à assurer la sécurité des aliments, dans le respect de la réglementation applicable en ce domaine.
Le candidat devra indiquer les modalités des contrôles sanitaires qu’il entend effectuer conformément à la réglementation en vigueur ; en outre, il devra se soumettre à l’ensemble des contrôles pratiqués par les autorités compétentes et permettre à tout moment l’accès de ses locaux pour assurer l’entretien et la vérification des installations concernant la sécurité des personnes et des biens (désenfumage, sécurité incendie, contrôle des issues de secours, contrôle d’accès, etc.).
Le système de sécurité incendie installé dans le café est à la charge de l’Institut.
Le prestataire s’engage à réduire les nuisances sonores conformément à la réglementation en vigueur.
La qualité de l’accueil et des prestations sur les lieux occupés sera suivie par la Direction de l’établissement.
– Etat des lieux et inventaires, évacuation et remise en état des lieux :
A la mise à disposition des locaux, un état des lieux contradictoire est établi.
En fin d’occupation des lieux, un état des lieux est dressé contradictoirement entre les représentants du concédant et le bénéficiaire.
La comparaison des états des lieux et les inventaires servent, le cas échéant, à déterminer les travaux de remise en état et à fixer les indemnités correspondantes qui sont mises à la charge du bénéficiaire.
En cas de modification dans la consistance des lieux, d’adjonction ou de suppression d’installations fixes, d’équipements, de matériels ou de mobiliers, effectuées par le concédant ou le bénéficiaire, des états des lieux et des inventaires complémentaires seront établis en tant que de besoin.
– Dispositions financières :
- Le prestataire réalise à ses frais les travaux d’aménagement nécessaires à l’installation de ses équipements techniques et mobiliers ainsi qu’aux éléments esthétiques des espaces (peintures, sols, éclairage). Ces travaux doivent avoir reçu l’agrément préalable de l’Institut. A l’issue de l’occupation, le titulaire devra remettre les lieux en état.
- La redevance sera composée d’un loyer fixe et d’un pourcentage du chiffre d’affaires.
- Charges : voir rubrique « Frais annexes » (supra).
- Une caution correspondant à trois mois de loyer, ou, à défaut, une lettre de garantie bancaire sera demandée au prestataire.
- Le prestataire devra fournir annuellement un compte d’exploitation du café.
- L’IFL se réserve le droit de mandater un expert-comptable pour auditer les comptes du café .
– Assurances à souscrire :
Le prestataire est seul responsable de tous les dommages subis ou causés dans l’exercice de ses activités à l’Institut Français de Lituanie.
Le prestataire s’engage à souscrire, auprès de compagnies notoirement solvables et agréées par l’Etat, les contrats d’assurance suivants :
- Une assurance responsabilité civile couvrant les conséquences dommageables (matérielles, corporelles et immatérielles) subies éventuellement par les clients, les tiers et les agents de l’administration ;
- Une assurance multirisque (bris de vitres, incendie, explosion, dégâts des eaux, vols, etc.) couvrant les dommages survenant dans les locaux confiés et couvrant le recours des voisins et des tiers.
Cette assurance doit également garantir les dommages survenant à la suite d’émeutes, de mouvements populaires, y compris ceux survenant à la suite d’actes de terrorisme ou de sabotages commis dans le cadre d’actions concertées ou non dans les locaux mis à disposition.
Le prestataire et ses assureurs renoncent par avance à tout recours contre le concédant et ses agents.
Les attestations d’assurance correspondantes seront communiquées au concédant au plus tard le jour de la mise à disposition des locaux.
IX. Règlement de la consultation
– Pièces constitutives à transmettre à l’Institut (en français ou en anglais, sauf pour les documents officiels liés au statut de l’entreprise et à ses comptes annuels) :
- Une note descriptive du projet : activités actuelles du candidat, expériences, description du projet envisagé, type d’activité, investissements prévus, équipements proposés, aménagement et décoration de l’espace, suggestions alimentaires, animations culturelles proposées ;
- Un plan d’aménagement de l’espace si possible ;
- Un business plan et les résultats financiers prévus sur les trois années du contrat ;
- Les références de l’entreprise : garanties administratives et financières ; comptes annuels des trois derniers exercices ;
- La licence d’exploitation si le candidat en possède une ;
- Des exemples de menus et de cartes proposés aux clients (avec prix envisagés) ;
- Des annexes détaillées incluant les prestations prévues, les tarifs proposés et les personnels recrutés.
– Visite des lieux :
La visite des lieux sera effectuée sur rendez-vous. Il conviendra de prendre contact avec la secrétaire générale de l’IFL.
– Remise des propositions :
Les propositions devront être reçues avant le 5 octobre 2023 à 12h00. Elles seront transmises soit en main propre à l’accueil de l’Institut français, soit par courrier à l’attention de la Secrétaire générale. Les enveloppes contenant les propositions devront comporter la mention « ne pas ouvrir ».
Adresse postale :
A l’attention de la Secrétaire générale de l’Institut
Institut français de Lituanie
Didzioji gatvė 1 LT-01128 VILNIUS
– Principaux critères d’évaluations des offres :
- Le contenu du projet (qualité de la cuisine proposée, qualité de l’accueil, projet de carte et menus, prix proposés, organisation du service, promotion de la cuisine et des produits français) ;
- Les références et l’expérience du candidat ;
- Le projet culturel envisagé ;
- La proposition financière ;
- Le caractère respectueux du développement durable de l’offre.
– Candidature retenue :
A l’issue de ce processus, l’IFL retiendra le candidat qui lui semblera présenter la meilleure offre au regard de ses propres critères indiqués supra. L’IFL informera le candidat retenu après accord de la commission interministérielle qui se tiendra le 14 décembre 2023 en France, au Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
Pour information : l’IFL n’est pas tenu de motiver sa décision à l’égard des candidats non retenus. De même, l’IFL peut ne retenir aucune candidature si celles présentées ne lui donnent pas satisfaction.
